Με θεσμικές διαδικασίες, πλήρη καταγραφή και πρωτόκολλα η ψηφιοποίηση του αρχείου της Υπηρεσίας Δόμησης του Δήμου Κηφισιάς

Η ψηφιοποίηση του αρχείου της Υπηρεσίας Δόμησης Κηφισιάς εντάσσεται στο εθνικό έργο: «Ψηφιοποίηση Αρχείων Πολεοδομικής Πληροφορίας», με κωδικό ΟΠΣ ΤΑ 5149760, το οποίο αποτελεί μέρος της δράσης 16778: «Ψηφιοποίηση των Αρχείων του Κράτους», του Ταμείου Ανάκαμψης και Ανθεκτικότητας «Ελλάδα 2.0».
Φορέας υλοποίησης του συγκεκριμένου έργου είναι το Τεχνικό Επιμελητήριο Ελλάδας (Τ.Ε.Ε.). Η ανάθεση της υλοποίησης της ψηφιοποίησης των φακέλων οικοδομικών αδειών στο Τ.Ε.Ε. προβλέπεται από το σχετικό νομοθετικό πλαίσιο, ενώ το έργο υλοποιείται μέσω οργανωμένων διαγωνιστικών και συμβατικών διαδικασιών σε Υπηρεσίες Δόμησης σε ολόκληρη τη χώρα.
Στόχος του έργου είναι το πολεοδομικό υλικό, το οποίο επί δεκαετίες τηρείται αποκλειστικά σε φυσική μορφή στις κατά τόπους Υπηρεσίες Δόμησης, να αποκτήσει ενιαία ψηφιακή αποτύπωση και να καταστεί αναζητήσιμο μέσα από τα πληροφοριακά συστήματα που λειτουργεί το Τ.Ε.Ε..
Η διαδικασία περιλαμβάνει καταγραφή και ταυτοποίηση φακέλων, ψηφιοποίηση εγγράφων και σχεδίων, δημιουργία των αντίστοιχων ψηφιακών δεδομένων και σύνδεσή τους με το ηλεκτρονικό περιβάλλον του Τ.Ε.Ε., ώστε οι αρμόδιοι υπάλληλοι και, υπό τις προβλεπόμενες προϋποθέσεις, οι εξουσιοδοτημένοι Μηχανικοί να μπορούν να αναζητούν το σχετικό πολεοδομικό υλικό.
Για την υλοποίηση της σύμβασης ψηφιοποίησης εφαρμόστηκαν συγκεκριμένες τεχνικές και οργανωτικές προδιαγραφές, οι οποίες περιλαμβάνονται στους δεσμευτικούς όρους της σύμβασης, ώστε να διασφαλίζεται η διαδικασία φύλαξης, μεταφοράς, επεξεργασίας, εμπιστευτικότητας και ασφάλειας του παραλαμβανόμενου πολεοδομικού υλικού.
Η ψηφιοποίηση του αρχείου της Υ.ΔΟΜ. Κηφισιάς είναι τμήμα ενός εθνικού έργου, το οποίο βρίσκεται σε εξέλιξη εδώ και σημαντικό χρονικό διάστημα με συγκεκριμένες διοικητικές, τεχνικές και συμβατικές διαδικασίες.
Η Δημοτική Αρχή, από την πλευρά της, υποστήριξε και επιτάχυνε την εφαρμογή του έργου στην Κηφισιά, διότι η ψηφιοποίηση ενός τόσο σημαντικού δημόσιου αρχείου υπηρετεί τη διαφάνεια, την ιχνηλασιμότητα των υποθέσεων, την προστασία των εγγράφων και την ταχύτερη λειτουργία της Υπηρεσίας.
Η μεταφορά του φυσικού αρχείου της Υ.ΔΟΜ. Κηφισιάς πραγματοποιήθηκε με πρωτόκολλο παράδοσης-παραλαβής, αναλυτική καταγραφή και δελτία αποστολής, ενώ η μετακίνηση πραγματοποιήθηκε τμηματικά, λόγω τόσο του μεγάλου όγκου του αρχείου, όσο και της ανάγκης να συνεχιστεί απρόσκοπτα η λειτουργία της Υπηρεσίας.
Στο Μητρώο Οικοδομικών Αδειών και στις σχετικές ψηφιακές υπηρεσίες εφαρμόζεται διαβαθμισμένη πρόσβαση. Οι υπάλληλοι της Υ.ΔΟΜ. έχουν πρόσβαση στο πλαίσιο των υπηρεσιακών τους αρμοδιοτήτων, ενώ για τρίτους και ιδιώτες μηχανικούς εφαρμόζονται οι προβλεπόμενες διαδικασίες πιστοποίησης, εξουσιοδότησης και απόδειξης έννομου συμφέροντος, όπου αυτές απαιτούνται.
Η ανάδοχος εταιρεία λειτουργεί στο πλαίσιο εθνικού έργου του Ταμείου Ανάκαμψης, βάσει εκτελεστικής σύμβασης με το Τ.Ε.Ε. και συγκεκριμένων τεχνικών, οργανωτικών και συμβατικών υποχρεώσεων. Παράλληλα, οι ανάδοχοι του έργου δεσμεύονται συμβατικά ως προς την εμπιστευτικότητα και την προστασία των δεδομένων, που επεξεργάζονται.
Η ψηφιοποίηση υπηρετεί τη διαφάνεια και τον εκσυγχρονισμό της Υ.ΔΟΜ..
Η ψηφιοποίηση δημιουργεί ένα σημαντικό εργαλείο για μια Υπηρεσία Δόμησης πιο διαφανή, οργανωμένη και αποτελεσματική.
Μειώνει την εξάρτηση από ένα αποκλειστικά φυσικό αρχείο δεκαετιών, ενισχύει τη δυνατότητα αναζήτησης και ελέγχου των υποθέσεων, προστατεύει τα έγγραφα από φθορά ή απώλεια και δημιουργεί σαφέστερη ιχνηλασιμότητα στη διαχείριση των πολεοδομικών φακέλων.
Επίσης, σύμφωνα με τη Δημοτική Αρχή προκαλεί εύλογα ερωτήματα η επιλογή ορισμένων να παρουσιάζεται με αρνητικό πρόσημο μια διαδικασία, που ενισχύει τη διαφάνεια, καθιστά τη διαχείριση των πολεοδομικών φακέλων περισσότερο ελέγξιμη και περιορίζει τα περιθώρια αυθαίρετων παρεμβάσεων και παράτυπων πρακτικών.
Η ψηφιοποίηση των φακέλων αυτοψιών υπηρετεί τη νομιμότητα, τη λογοδοσία και την προστασία του δημοσίου συμφέροντος. Γι’ αυτό και η αμφισβήτησή της, όταν δεν συνοδεύεται από συγκεκριμένες και τεκμηριωμένες αιτιάσεις, δημιουργεί ένα ουσιαστικό ερώτημα. Ποια συμφέροντα θα μπορούσε να θίγει η μετάβαση από ένα αποκλειστικά φυσικό αρχείο σε ένα σύστημα πλήρους καταγραφής και ελέγχου;
Για τον Δήμο Κηφισιάς και τη Δημοτική Αρχή το ζητούμενο είναι σαφές. Διαφάνεια, ασφάλεια του δημόσιου αρχείου, κανόνες, που ισχύουν για όλους και μια Υπηρεσία Δόμησης, που θα εξυπηρετεί με διαφάνεια, ταχύτερα και αποτελεσματικότερα τον πολίτη.